傳票
傳票是會計總帳記帳的單位。一張傳票包含兩筆以上的分錄，每一筆分錄記一個科目的借方或貸方金額，整張傳票的借方合計必須等於貸方合計。
會計總帳是付費加購模組，開通後側欄才會出現「會計總帳」這一組頁面。整個模組只有總部帳號能用，見誰能用會計模組。
進入路徑
後台左側 會計總帳 → 傳票。
傳票頁上方有兩個分頁：「傳票」是傳票列表，「常用傳票」是傳票範本的管理頁（見 常用傳票）。
傳票列表
列表顯示傳票號碼、日期、類型、狀態、分店、期間、借方合計、貸方合計與摘要，點任一列開啟傳票明細。每頁 50 張，底部可以翻頁並顯示符合條件的總張數。
- 狀態篩選：全部狀態 / 草稿 / 已過帳 / 已沖銷
- 期間篩選：全部期間，或指定某一個會計期間
- 搜尋：輸入傳票號碼、摘要或來源單號的部分文字，停止輸入後會搜尋全部傳票（不只目前這一頁），結果從第 1 頁開始列，底部總張數是符合關鍵字的張數。可以和狀態、期間篩選同時使用。
這頁只有總部帳號進得來（見上方「誰能用會計模組」），可以看到全公司所有分店與總部層的傳票，沒有「只看得到本店」的過濾。
新增傳票
按右上角「新增傳票」（只有總部帳號進得來這一頁，才看得到這顆按鈕）。
- 傳票日期：這一天所在的月份必須已經建立會計期間，而且是「開帳中」。
- 傳票類型：轉帳傳票、現金收入傳票、現金支出傳票、期初餘額傳票四選一。自動傳票與反沖傳票由系統產生，不能手動建立。已經在「期初與平行跑帳」匯入過一筆有效的期初餘額時，系統會拒絕再開期初餘額傳票（避免期初記兩次）；要改期初請作廢那次匯入後重匯，或用轉帳傳票調整。
- 分店：總部帳號可選「總部層（不指定分店）」或代某一家分店指定分店；分店自己開不了傳票，需要記某一家店的帳，由總部選那家店。
- 摘要：選填。
- 分錄明細：每一列選一個科目，並在借方或貸方其中一欄填金額。可按「新增一列」加列，或按該列最右邊的刪除圖示刪列。
科目下拉只列出可以入帳的明細科目。限定幣別的科目在名稱後面標示「（限 USD）」之類的字樣。
外幣分錄
分錄表預設只有新台幣欄位。要記外幣時，按分錄表下方的「外幣分錄」，會多出三欄：
| 欄位 | 說明 |
|---|---|
| 幣別 | 三碼幣別（例如 USD）。預設 TWD |
| 匯率 | 1 單位外幣等於多少新台幣，最多 6 位小數。TWD 固定為 1，不用填 |
| 本位幣（TWD） | 系統依「原幣金額 × 匯率」四捨五入到分自動算出，不能手改 |
此時借方、貸方欄填的是原幣金額。
- 選到限定幣別的科目時（在科目表的「外幣設定」設定），幣別會自動帶入並鎖定，旁邊標示「科目限定」。
- 只要有任何一列是外幣，或選到限定外幣的科目，外幣欄位會一直顯示，不能收合。
- 一張傳票可以同時有外幣與新台幣分錄。借貸是否平衡以本位幣（TWD）判斷，合計列會標明「本位幣合計（TWD）」。
- 四捨五入造成本位幣差幾分錢時，請另外補一列新台幣分錄（例如兌換損益）。
送出後若系統回覆幣別或匯率不符（例如科目限定 USD 卻記 TWD），畫面會顯示「幣別或匯率不符，傳票沒有儲存」與原因。
借貸合計與送出條件
分錄表最下方的合計列會即時顯示借方合計、貸方合計：
- 兩邊相等時顯示「借貸平衡」。
- 不相等時顯示「差額」，下方並提示哪一邊要再補多少，例如「借貸不平：借方多 250.00，貸方需再補 250.00」。
以下任何一項不成立，送出按鈕都無法按，畫面上的「還不能送出」會列出原因：
- 傳票日期是正確的日期
- 至少兩筆分錄
- 每一列都選了科目，且只填借方或貸方其中一邊
- 金額大於 0、最多兩位小數、不可為負數
- 外幣分錄填了三碼幣別與匯率；限定幣別的科目只能記該幣別
- 借方合計等於貸方合計（以本位幣計）
存成草稿或直接過帳
- 存成草稿：先存起來，之後還可以修改或刪除。
- 建立並過帳：建立的同時過帳，會先跳出確認視窗。過帳後就不能再修改。
用常用傳票帶入
每個月都要開的傳票，可以在新增傳票時按右上角的「常用傳票」，選一張範本帶入科目與借貸方向：
- 帶入會取代目前已填的分錄與摘要（已有內容時會先確認）。
- 傳票日期保持今天；金額留空的列會在該填的那一格顯示「待填」；外幣分錄的匯率要重新填。
- 範本裡有科目已停用或不能入帳時，預覽會逐列列出原因，無法帶入。
- 帶入之後就是一般的新增傳票，送出條件與上面相同。
詳細操作見 常用傳票。
分錄的專案
租戶有建立專案時，分錄明細多一欄「專案」（空白＝未歸屬）：
- 下拉只列進行中、而且適用這張傳票分店的專案；總部層傳票只能選適用全部分店的專案。
- 表格上方「套用到損益類分錄」會把選的專案填進損益類科目、專案還空白的列，現金與稅額列不動。
- 專案已結案或不適用分店時，送出會被擋下並說明是第幾列。
- 已過帳的傳票不能改專案；要補掛請用專案頁的「重分類」，被重分類過的分錄會顯示「已重分類」與重分類傳票號。
詳見 專案與專案重分類。
草稿傳票
開啟一張草稿，可以：
- 儲存變更：修改後存回草稿。
- 過帳（有未儲存的修改時按鈕會顯示「儲存並過帳」）：確認後過帳。
- 刪除草稿：確認後刪除，無法復原。
會計期間要關帳時，期間內不能有草稿傳票，請先過帳或刪除。
系統產生的草稿只能過帳或刪除
已過帳的傳票與反沖
已過帳的傳票是唯讀的，不能修改也不能刪除。要更正只能「反沖」：
- 開啟已過帳的傳票，按下方的「反沖」。
- 填寫反沖傳票日期（該月份必須開帳中）、摘要（選填）。
- 如果日期所在的月份已經關帳，可以勾選「日期所在月份已關帳時，改記入該月的調整期」。調整期要先在「會計期間」由總部開啟。
- 按「確認反沖」。
系統會建立一張借貸方向完全相反的反沖傳票並立即過帳，原傳票變成「已沖銷」。兩張傳票都會留在總帳裡，原傳票的金額不會被改動。反沖之後不能撤銷。
傳票頁的「反沖」只適用手動傳票（轉帳、現金收入、現金支出、期初餘額四種，而且分錄沒有連結任何子帳明細）。以下已過帳的傳票沒有「反沖」按鈕，或按下去會被拒絕：
- 已經被反沖過的傳票。
- 反沖傳票本身：反沖傳票不能再反沖。如果反沖錯了，請重新開一張正確的傳票。
- 帳號不是總部：這頁只有總部帳號進得來，見誰能用會計模組。
- 系統依業務單據或子帳自動產生的傳票：按「反沖」會回應 409，畫面改顯示要到哪裡作廢原單據，不會沖掉這張傳票本身——直接在傳票頁沖掉它，子帳單據的狀態不會跟著改（收款單仍有效、資產仍在使用中、訂單仍顯示已付款），之後可能重複收付，而子帳自己的作廢流程會因為找不到有效的傳票而卡住。詳見下方「系統自動產生的傳票要去哪裡作廢」。
反沖傳票的明細頁有「查看被沖銷的原傳票」連結；原傳票的明細頁有「查看沖銷這張的反沖傳票」連結。
系統自動產生的傳票要去哪裡作廢
傳票如果是系統依業務事件或子帳單據自動產生的，作廢要回到產生它的那個作業，不是在傳票頁反沖：
| 來源 | 去哪裡作廢 |
|---|---|
| 應收帳款（立帳、收款、折讓、預收沖抵、預收退還、貨到付款清算…） | 會計總帳 → 應收帳款：在立帳單、收款單、折讓／沖銷、預收退還或貨到付款清算的明細按「作廢」 |
| 應收票據／應付票據 | 會計總帳 → 應收票據／應付票據：在票據明細撤銷該筆事件 |
| 應付帳款付款單 | 會計總帳 → 應付帳款 → 付款單：在付款單按「作廢」 |
| 進項憑證 | 會計總帳 → 營業稅 → 進項憑證：在進項憑證按「作廢」 |
| 進貨（收貨自動產生的傳票） | 以「退貨給供應商」沖回收貨（存貨與應付一起減少） |
| 進銷存調整 | 再做一次反向的庫存調整（盤點、調整、報廢、調撥或組裝） |
| ERP 銷貨出貨（借 1141 應收帳款、貸 4111 銷貨收入＋2151 銷項稅額，同傳票借 5111 銷貨成本、貸 1161 商品存貨） | 進銷存 → 出貨單：在該張出貨單按「作廢」。作廢會另開一張新傳票把應收、收入、稅額、成本、存貨全部沖回去，不是反沖原傳票（原傳票內容在過帳當下已凍結）。銷貨退回（進銷存 → 銷貨退回）走自己的事件，不是用出貨單作廢代替部分退貨 |
| 固定資產：新增登錄 | 會計總帳 → 固定資產：在資產明細按「作廢」 |
| 固定資產：折舊 | 會計總帳 → 固定資產 → 折舊明細：在該月份按「作廢折舊」（只能從最後一個已提列月份往回作廢，之後可以用「補提折舊」提回來） |
| 固定資產：資本支出追加 | 會計總帳 → 固定資產 → 資本支出追加：在該筆追加按「作廢」 |
| 固定資產：處分／報廢 | 會計總帳 → 固定資產：在資產明細按「作廢處分」（資產會回到「使用中」） |
| 應付折讓／退貨給供應商 | 會計總帳 → 應付帳款 → 折讓／退貨：在該筆按「作廢」（退貨會同時把存貨加回來） |
| 薪資：入帳、發放 | 會計總帳 → 薪資 → 批次：在該批次按「作廢入帳」或「作廢發放」（順序：先作廢繳納與發放，才能作廢入帳） |
| 薪資：代扣繳 | 會計總帳 → 薪資 → 繳納：在該筆繳納按「作廢」 |
| 出納銀行調節產生的傳票 | 會計總帳 → 出納 → 銀行調節：在對帳單那一列按「作廢調節傳票」（配對會一起取消，之後可以重開一張正確的） |
| 營業稅申報 | 會計總帳 → 營業稅 → 申報：以「更正申報」重開該期申報結轉 |
| 期初與平行跑帳 | 會計總帳 → 期初與平行跑帳：作廢該次期初匯入 |
| 多幣別期末評價 | 會計總帳 → 多幣別 → 期末評價：由「迴轉到期評價」處理 |
| 零售 POS／餐飲 POS／訂位／電商／課程報名／美業預約與儲值金／場地預約／訂房 | 回到各自的原業務單據做退貨、退款、取消或訂金退還，不在傳票頁處理 |
只有專案重分類目前畫面上沒有獨立的作廢入口：重分類記錯了，再做一次反向重分類把它移回原本的專案即可，不必聯絡系統服務商。
所有作廢都是「沖銷不刪除」：系統開一張反沖傳票把金額沖回來，原傳票一個字不動、仍然查得到，狀態會變成「已沖銷」。每一次作廢都要填原因，系統會記下是誰、什麼時候作廢的。
如果作廢的那個月份已經關帳，作廢對話框裡勾選「該期間已關帳，入調整期」，反沖傳票會進該月的調整期（關帳不會被打開）。該月還沒開調整期時，請先到 會計總帳 → 期間 開調整期。
存為常用傳票
新增中、草稿、已過帳或已沖銷的傳票，左下角都有「存為常用傳票」，可以把畫面上的科目與借貸方向存成範本，下次新增傳票時帶入。金額與摘要預設不存，要勾選才會存；日期與匯率不存。
系統自動產生的傳票與草稿、反沖傳票沒有這顆按鈕。期初餘額傳票不能存成常用傳票。詳細見 常用傳票。
金額顯示
會計總帳的合計與報表金額以新台幣（本位幣）顯示，一律有千分位與兩位小數（例如 1,234.00），負數前面加減號（例如 -1,234.00）。外幣分錄在傳票明細另外顯示原幣金額、幣別與匯率。
會計模組無法使用時
如果畫面上所有會計頁面都換成同一個提示，代表整個模組暫停使用：
| 畫面標題 | 意思 | 怎麼處理 |
|---|---|---|
| 會計總帳模組未啟用 | 貴公司沒有開通此模組 | 聯絡系統服務商開通 |
| 會計模組安裝未完成 | 模組已啟用，但保護帳本的檢查機制沒有建好 | 聯絡系統服務商重新啟用模組，不會動到既有傳票 |
| 會計資料庫權限不足 | 系統帳號缺少會計資料表的權限 | 聯絡系統服務商處理資料庫權限，重新啟用修不好 |
| 暫時無法確認會計模組狀態 | 資料庫暫時沒有回應 | 稍後按「重新檢查」，持續發生請聯絡系統服務商 |
提示下方的「提供給系統服務商的資訊」列出錯誤代碼與缺少的項目，聯絡時請一併提供。
在這些狀態下查詢也會暫停，這是為了避免在帳本沒有受到保護時記帳或拿不可靠的數字做決定。
如果畫面顯示「暫時無法確認會計模組的啟用狀態（系統查詢失敗），這不代表模組被停用，請稍後重試」，那是系統一時查不到貴公司開通了哪些模組，不是模組被停用。只會出現在該頁的載入失敗訊息裡，按「重試」即可；持續發生請聯絡系統服務商。