常用傳票

每個月都要開的傳票（例如店租、保險費月攤、租賃分期）可以先存成「常用傳票」，之後新增傳票時一鍵帶入科目與借貸方向，只要改日期、摘要和金額就能送出。

常用傳票是開票用的樣板，不是傳票：它不會進總帳、不佔傳票號碼，也不會出現在試算表、報表或對帳裡。帶入之後就是一張普通的新傳票，照一般流程存草稿或過帳。

進入路徑

後台左側 會計總帳 → 傳票，上方分頁切到「常用傳票」。

整個「常用傳票」分頁跟傳票頁一樣，只有總部帳號進得來，見誰能用會計模組。以下「歸屬分店」「開放分店帶入」是總部代分店建範本、代分店帶入用的分類，不代表分店帳號自己能操作——分店帳號現在連這頁都進不去。

建立常用傳票

有兩種方式。

從傳票「存為常用傳票」

在傳票頁（新增中、草稿、已過帳、已沖銷都可以）按左下角「存為常用傳票」，填寫：

存的是畫面上目前的內容，新增中還沒存檔的傳票也可以存。日期和外幣匯率不會存。

以下傳票不提供「存為常用傳票」：

• 系統自動產生的傳票與草稿（例如出納手續費、期末外幣評價）
• 反沖傳票

期初餘額傳票不能存成常用傳票：期初是一次性的，而且與期初匯入互斥，做成範本只會增加記兩次的機會。

直接新增

在「常用傳票」分頁按右上角「新增常用傳票」，填寫名稱、傳票類型、歸屬、摘要、備註，並在下方分錄表輸入分錄後按「儲存」。

分錄表和傳票的分錄表相同，但多一欄方向（借方或貸方）：金額可以留空，方向用來記住這一列帶入後該填哪一邊。在借方或貸方欄填了金額，方向會自動跟著換。

• 傳票類型只有轉帳傳票、現金收入傳票、現金支出傳票三種。
• 科目只能選啟用中的明細科目；限定幣別的科目只能記該幣別。
• 外幣分錄只存幣別與原幣金額，不存匯率。
• 全部列都填了金額（而且都是新台幣）時，借方合計必須等於貸方合計才能儲存；只要有任一列金額留空，就不檢查平衡。
• 同一個歸屬（總部，或同一家分店）裡名稱不能重複。

帶入常用傳票

1. 在傳票頁按右上角「新增傳票」，再按上方的「常用傳票」。也可以在「常用傳票」列表按該列的「帶入」，會直接開新傳票並選好那一張。
2. 對話框左邊列出啟用中、你看得到的常用傳票，一次選一張；右邊預覽分錄、方向、金額與科目狀態。
3. 按「帶入」。如果新傳票已經填了內容，會先詢問「帶入會取代目前填寫的分錄與摘要，確定？」—— 帶入是整份取代，不會合併。
4. 帶入後畫面上方顯示「已帶入常用傳票「名稱」，請確認日期、摘要與金額」：

- 傳票日期保持今天，不從範本帶。 - 摘要有存才會帶入。 - 金額留空的列，在該填的那一格顯示「待填」；送出條件照舊，沒填的列會列在「還不能送出」裡。 - 外幣分錄的匯率一律空白，要重新填。 - 帶入分店範本時，分店欄位會帶成那一家分店。

1. 之後就是一般的新增傳票流程：「存成草稿」或「建立並過帳」。傳票上不會記錄是由哪一張常用傳票帶入的。

範本裡如果有指定分錄分店的列（總部跨店分攤用），新增傳票畫面目前沒有分錄分店欄位，所以這種範本也無法帶入，預覽會列出是哪一列。

總部帳號帶入的範本中，若有科目要求指定分店，預覽會提醒帶入後要在「分店」欄選一家店，否則送出時會被擋下。

帶入後改了傳票日期，日期所在月份已關帳或尚未開帳時，會和一般傳票一樣在送出時被擋下並顯示原因。

管理常用傳票

「常用傳票」列表欄位：

有任何常用傳票週期產生失敗時，列表上方會出現黃色提醒，列出是哪幾張範本。

可以依狀態篩選、用名稱或備註搜尋，也可以依歸屬篩選。點任一列開啟範本，可以修改內容（整份儲存）、停用或重新啟用、刪除，或按「帶入新傳票」。

• 停用：停用的範本不會出現在帶入清單，隨時可以重新啟用。
• 刪除：確認後刪除，無法復原。已經用它開過的傳票不受影響。已經有週期產生紀錄的範本不能刪除（紀錄要能回查當初產過哪幾張），不再使用請改為停用。
• 修改：範本的歸屬（總部或哪一家分店）建立後不能改，要換歸屬請另存一張。兩個人同時修改同一張範本時，後儲存的人會看到「這張常用傳票在你載入之後被別人修改過」，畫面會重新載入最新內容。
• 範本頁下方會顯示建立者、建立時間、最後修改者與最後修改時間；範本不保留修改歷程。

週期產生（每月自動開草稿）

金額固定、每個月都要開的傳票（店租、保險費月攤），可以讓系統每月自動開一張草稿，會計人員確認後再過帳。系統只產生草稿，不會直接過帳。

設定

開啟一張常用傳票，在分錄下方的「週期產生」卡填寫：

按「儲存週期設定」。要停止請按「移除週期」，已經產生的草稿與產生紀錄都會保留。

只有這幾種範本可以設週期產生，不符合時卡片上會逐條列出原因、無法儲存：

• 每一列都要有金額（沒有人可以替系統補金額）
• 全部是新台幣（外幣要依日期查匯率，週期產生不支援外幣）
• 借貸平衡、每一列科目都能入帳
• 不能是開放分店帶入的總部範本：系統不知道要替哪幾家店產生。要每家店各產一張，請每家店各建自己的範本。反過來，設了週期產生的範本也不能再勾「開放分店帶入」

不論總部範本或分店範本，週期設定都只有總部帳號能操作（這頁只有總部進得來）。

系統怎麼產生

• 每天台灣時間 6 點以後檢查一次；到了產生日（或已經過了）而這個月還沒產生，就開一張草稿。上個月底如果剛好沒檢查到，隔天仍會補上；暫停好幾個月再恢復，不會一次補產過去的月份。
• 草稿的傳票日期是該月的產生日，摘要是範本的摘要（沒填時用範本名稱），分店與範本相同。
• 在傳票列表中，這種草稿的狀態旁會標「常用傳票週期產生」。它是一般草稿，金額、摘要都可以修改，確認後按過帳。
• 同一張範本同一個月只會產生一次。

沒有產生的情況

只有「產生失敗」可以按「重試」，重試會立即再產生那一個月一次。產生失敗時系統會通知服務商的管理通知管道；列表上方也會出現提醒。

產生紀錄

「週期產生」卡下方的「產生紀錄」每月一列：月份、狀態（已產生、未產生、產生失敗）、傳票日期、傳票號碼（點擊開啟傳票）、說明（草稿待過帳、已過帳、草稿已被刪除、失敗原因）。

誰能操作常用傳票

不論總部範本或分店範本，檢視、帶入、修改、停用、刪除都只有總部帳號能做——這頁跟整個會計總帳模組一樣限總部（2026-09-15 起），分店店長、區經理、店員一律進不去，見誰能用會計模組。

「歸屬分店」「開放分店帶入」只是範本自己的分類，用來決定總部代哪一家店建帳、代哪一家店開週期產生，不是分店帳號的操作權限。

總部範本的「開放分店帶入」

連鎖店常見「總部定好一張店租範本，每家店的帳各記一次」。總部建立總部範本時勾選「開放分店帶入」，之後代某一家店開傳票、選那家店帶入這張範本時，跟其他常用傳票的操作方式相同：

• 開放的範本不能指定分錄分店，避免帶入時帶進別家店的分錄。
• 總部範本可能含總部自己的費用，所以預設不開放。
• 這個選項原本是給「分店帳號自己帶入」用的分類；現在分店帳號進不了這頁，實際操作都由總部代做，「開放」與否目前只影響範本清單怎麼分類，未必還有實質差異——確切行為以畫面實際顯示為準，發現不一致請回報。

科目停用與常用傳票

在科目表停用科目時，確認視窗會列出用到這個科目的常用傳票，例如「停用後以下常用傳票無法帶入：「6211-01 店租」」。停用不會被擋下，停用後這些範本在帶入時會顯示「科目需更新」，需要時請先修改範本換科目。