應付帳款

採購收貨入帳後，每一次收貨就是一筆「應付明細」。應付帳款頁用總帳 2131 的分錄算出每筆明細的未付金額與帳齡，並提供付款、折讓、退貨給供應商與付款條件設定。

進入路徑

後台左側 會計總帳 → 應付帳款。頁面上方有三個分頁：帳齡與付款、付款單、對帳單。

誰可以做什麼

整個「應付帳款」分頁跟整個會計總帳模組一樣，只有總部帳號能進來；分店店長、區經理、店員一律看到「僅總部可使用」，見誰能用會計模組。進到頁面之後，檢視帳齡表、付款、作廢付款、折讓、退貨、付款條件都沒有再分角色限制。

帳齡表

• 右上角選 基準日，表格列出基準日當下還沒付清的應付明細：供應商、單號、分店、成立日、到期日、應付／已沖／未付、帳齡區間。
• 上方彙總：未付合計、各帳齡區間（未到期、逾期 1-30 天…）合計、總帳 2131 餘額。
• 沒有設定付款條件的明細，帳齡從成立日起算，畫面會註明。
• 零售 POS 進貨沒有指定供應商時，供應商欄顯示「（未指定供應商）」；連單號都查不到的才顯示「（未知供應商）」。付款、折讓、退貨與付款條件對話框用同一套字樣。
• 總帳 2131 若有沒對應到應付明細的金額（手動傳票、期初），會另外列出傳票號碼，因為它們不在帳齡內。
• 沖超過的明細（多付或沖錯）列在下方「沖超過的明細」。

付款

1. 在帳齡表勾選要付的明細。一次付款只能是同一個供應商、同一家分店，不符合時畫面會說明原因。
2. 按 付款（N 筆）。
3. 每一筆可以改成部分付款，但不可超過未付金額。
4. 選付款方式：

- 匯款：必須選 付款銀行帳戶，傳票的貸方就是這個帳戶在總帳的科目（例如台銀帳戶掛 1113、玉山帳戶掛 1113-01）。可以填由我方負擔的匯費。 - 現金：貸 1111 庫存現金，不選帳戶。 - 開立支票：必須選 開票帳戶（支票兌現時從這個帳戶扣款），並填每一張支票的 票號、到期日、金額（發票日選填）。一次付款可以開好幾張票（分期票），按「再開一張票」加列；票面合計必須等於這次付款金額。開票帳戶有登記支票簿時，系統會自動帶入下一張票號，加列時依序往下帶（不超過這本的最後一張），可以手動改；支票簿都用完或停用時畫面會提醒先登記新的支票簿。 - 背書轉讓收到的支票：勾選客戶開給我們、還在庫的支票拿去付供應商。只列與這筆應付同一家分店的票；支票不能拆，票面合計必須等於這次付款金額（票面比應付少時，把沖帳金額調成票面，不足的另外付）。不選銀行帳戶、沒有匯費。

1. 選付款日（該月會計期間必須開帳中；開立支票時就是開票日），按確認。

付款會立即產生傳票並過帳。完成後畫面上方顯示付款傳票與 付款單號，並提供「作廢這筆付款」。

• 匯款的傳票：借 2131 應付帳款（＋借 6149 匯費）、貸 所選銀行帳戶的科目。
• 開立支票的傳票：借 2131 應付帳款、貸 2121 應付票據（每張支票一行）。支票會出現在 會計總帳 → 應付票據，狀態是「已開立」；銀行扣款後要到應付票據確認兌現，才會貸銀行存款。見應收票據與應付票據。
• 背書轉讓的傳票：借 2131 應付帳款、貸 1131 應收票據（每張票一行）。票據狀態變成「已背書轉讓」。
• 同一個開票帳戶同一時間只能有一張有效票用同一個號碼；已取消的票號可以重用。帳戶有登記支票簿時，票號必須在使用中的支票簿內；空白作廢的號碼要先撤銷作廢。詳見應收票據與應付票據說明的「票號規則」。

網路中斷後再按一次確認不會重複付款：同一次開啟的付款視窗送出的是同一筆。

付款單清單

切到 付款單 分頁，列出每一次付款：供應商、付款日、分店、付款金額（沖了幾筆、匯費）、付款方式、傳票號與狀態（有效／已作廢）。可以依狀態、付款方式、起迄日篩選，關鍵字搜尋傳票號、供應商、備註。

按 明細 看這張付款單：付款方式（匯款帳戶）、開立的支票或背書轉讓的支票（票號、到期日、金額）、沖帳明細（採購單號、供應商、金額）；已作廢的會寫出作廢原因與反沖傳票號。可以在明細按 作廢。

作廢付款

作廢會反沖付款傳票（原傳票不動），應付金額回到未付。需要填原因。

作廢的入口有三個：付款單分頁的明細、付款剛完成時上方的「作廢這筆付款」、帳齡與付款頁下方「作廢付款」直接輸入付款單號。

開立支票的付款作廢時（開錯、支票沒交出去、廠商退回支票）：

• 付款單開的每一張支票都必須還是 已開立。已經確認兌現的支票，作廢會被擋下並列出票號——請先到應付票據把兌現撤銷，再作廢付款。
• 作廢後支票一起變成「已取消」（付款單作廢），2121 應付票據隨反沖傳票歸零。
• 應付票據上線前開的票、事後在應付票據「補登」過的，作廢付款前要先在應付票據撤銷補登，否則會被擋下（避免 2121 對不起來）。
• 作廢後支票變成已取消，票號可以重用（取消紀錄保留）；沒交出去、還要用的那張實體支票可以直接再開。

背書轉讓的付款作廢時：

• 背書的支票回到 在庫，1131 應收票據隨反沖傳票回來。
• 票在背書之後已經有其他動作的（例如已做「背書後退票」），作廢會被擋下。
• 供應商把背書的支票退回來（跳票），不要在這裡作廢，請到應收票據那張票按「背書後退票」，一步完成作廢付款單與退票。

進貨折讓

在明細列按 折讓：

• 折讓未稅金額（必填）與 折讓稅額
• 有稅額時必須選 原進項憑證（已在「營業稅 → 進項憑證」登錄的發票），並填 進貨退出或折讓證明單號
• 折讓總額不可超過未付

折讓會立即入帳；有原憑證時系統自動建立一張進貨退出或折讓證明單，會出現在營業稅的進項憑證清單。

退貨給供應商

在明細列按 退貨，畫面會列出這一次收貨的品項、批號、收貨數量、已退數量與單價：

• 在要退的品項填退貨數量（不可超過這次收貨還能退的數量；單價未知的品項不能退）
• 選 退款方式：抵減應付（貨還沒付錢）、供應商退現金、供應商匯款退回。抵減應付時退貨金額不可超過未付，已付款的貨請選供應商退款
• 有原進項憑證時選原憑證、填退回稅額與進貨退出證明單號

確認後系統在同一個動作裡扣回存貨並產生傳票。畫面目前只顯示品項代號，沒有品名。

作廢折讓／退貨

折讓單與退貨單建立之後，在 折讓／退貨 分頁按 作廢（只有「有效」的單據有這顆按鈕）。跟本篇開頭「誰可以做什麼」一樣，作廢同樣僅總部帳號能操作。需要填原因。

作廢會在同一個動作裡做完這幾件事，任何一步失敗整筆都不會生效：

• 開一張反沖傳票把應付帳款加回來（原傳票不會被刪除，狀態變成「已沖銷」）
• 作廢當初自動建立的那張進貨退出或折讓證明單 —— 營業稅 401 的進項退出／折讓金額才會跟著少
• 退貨單另外把退回去的貨加回庫存，那次收貨的「已退數量」也會還原（可以重退一次）

以下情況會被擋下，畫面直接顯示原因：

• 這一期的營業稅已經申報：證明單不可以再改，請先到 營業稅 → 申報 做更正申報
• 原進項憑證已經作廢：折讓／退貨的稅額基礎已經不在，請聯絡系統服務商核對
• 這張退貨單建立於本功能上線之前：系統找不回當初的存貨異動紀錄，作廢會讓總帳退回、存貨卻沒加回來，所以擋下，請聯絡系統服務商人工處理
• 作廢的月份已經關帳：勾選對話框裡的「該期間已關帳，入調整期」，反沖傳票會進該月的調整期

作廢過的單據留在清單上、標示「已作廢」，看得到是誰、什麼時候、為什麼作廢，以及反沖傳票號。已作廢的單據不能再作廢，也不能改回有效。

付款條件（總部）

在明細列按 付款條件，選套用範圍：

• 只有這張採購單，或
• 這個供應商的所有採購

填付款天數（0~365），按儲存。採購單的設定優先於供應商的設定。留空按儲存＝移除設定，帳齡改從成立日起算。畫面目前看不到現有設定值，只能覆寫或移除。

對帳單（與供應商核對）

切到 對帳單 分頁，選 起日、迄日（與分店），按 產生對帳單。系統一次產生全部供應商，每家一份：

• 表頭：我方公司抬頭（公司全名、統一編號、地址、電話；到 會計設定 填寫，尚未設定會顯示提示但不擋對帳單）、供應商名稱與統一編號、聯絡人與電話（取自進銷存的供應商主檔）、期間。
• 明細：期初未付、期間內每一筆進貨與沖帳（日期、單號、摘要、進貨、付款／折讓、餘額），最後一列期末未付。摘要會寫出付款方式：現金、匯款（付款銀行帳戶的科目）、開立支票（票號與到期日）、進貨折讓、退貨給供應商；作廢的付款會列出反沖那一筆，寫明沖銷哪一張傳票。
• 帳齡小計：迄日當下這家供應商的未付，依帳齡區間分組（有付款條件以到期日起算，沒有以進貨日起算）。
• 簽回欄：列印後給供應商核對簽章用的空白欄位。

勾選條件：

期間內沒有明細、而且未付為 0 的供應商一律不列。

三方核對

對帳單上方一定會顯示核對結果，數字對不上時是紅色，並列出差額：

1. 全部供應商的期末未付合計，與帳齡表（迄日）的未付合計比較。
2. 期末未付合計加上「總帳 2131 上沒有對應到應付明細的金額」（手動傳票、期初，會列出傳票號），與總帳 2131 的迄日餘額比較。

差額不會被四捨五入或隱藏。對不上時，請到 報表 → 明細分類帳 選 2131 逐筆核對列出的傳票。

列印與匯出

• 下方「列印與匯出的供應商」預設全選，可以取消不要的供應商；取消勾選只影響列印與匯出，不影響核對結果。
• 列印（N 家）：每家供應商換一頁。要存成 PDF，請在瀏覽器列印視窗選「另存為 PDF」。
• 匯出 XLSX／匯出 CSV：所有勾選的供應商放在同一個檔案，每家一段（期初、逐筆、期末、帳齡小計）。
• 寄送 Email（總部管理員）：每家供應商的對帳單右上角有 寄送 Email 按鈕，見下方「寄送對帳單」。

寄送對帳單（Email）

只有總部管理員看得到 寄送 Email。按下後：

1. 收件 Email：進銷存的供應商主檔沒有 Email 欄位，第一次要自己輸入；之後會帶入上一次成功寄出的收件人，寄送前都可以改。一次只能寄一個地址。
2. 附註（選填）：會出現在信件內文。
3. 按 寄送。信件內容由系統依同一份對帳單（同樣的期間、分店、排除已結清）重新產生，以 HTML 內文寄出，不附 PDF。寄件人顯示公司抬頭全名，供應商回信會寄到公司抬頭的 Email。

對話框下方是這家供應商的 寄送紀錄：時間、期間、寄給誰、誰寄的、結果（已寄出／寄送失敗／未設定，未寄出／結果不明）。同一份對帳單可以重寄，每次都留一筆。

我方公司抬頭已印在對帳單表頭（見「對帳單」開頭說明），應收帳款的客戶對帳單同樣會印。抬頭資料在 會計設定 統一維護，租戶層一份、不分店；只有總部能修改。

常見狀況

• 整頁顯示「應付帳款功能安裝未完成」：請聯絡系統服務商重新啟用「會計總帳」。
• 付款時說「不可沖超過未付金額」：可能有人同時付了同一筆，請重新整理頁面，確認最新的未付金額後再試。
• 匯款或開立支票選不到銀行帳戶／說「必須選付款銀行帳戶」：還沒有建立銀行帳戶，請先到 出納 → 銀行帳戶 建立。
• 開立支票時說「在這個開票帳戶已經開過」：同一個開票帳戶同一時間只能有一張有效票；只有已取消的票號可以重用。請確認票號，或選正確的開票帳戶。
• 開立支票時說「不在這個開票帳戶使用中的支票簿內」或「已登記空白作廢」：到 應付票據 → 支票簿 登記新的支票簿、恢復停用的簿，或撤銷空白作廢紀錄。
• 開立支票時說「票面合計 ≠ 這次付款」：每張票的金額加起來要等於付款金額。
• 背書轉讓時說「票面合計 ≠ 這次付款」：支票不能拆，請調整沖帳金額讓合計等於票面。
• 背書轉讓選不到支票：只列在庫、同一家分店的票；託收中的票要先到應收票據撤回託收。
• 作廢背書付款單時說「在背書之後已有其他動作」：那張票已經有後續動作（例如背書後退票），不能再作廢付款單。
• 作廢付款時說「支票已有後續動作」：先到應付票據把那張票的兌現撤銷。
• 對帳單的三方核對是紅色：差額與未對應傳票都列在紅色框裡。常見原因是有人用手動傳票記了 2131 卻沒有對應的應付明細；請把列出的傳票給會計確認。
• 按「產生對帳單」後整頁顯示功能安裝未完成：期間內有開立支票的付款（對帳單要讀票號與到期日），而應付票據功能安裝不完整；請聯絡系統服務商重新啟用「會計總帳」。期間內沒有開立支票的付款時不受影響。